Guidance documents

Nodyn gwybodaeth ar Reoliad 16 (Cymru)

Published 15 December 2022

Applies to: Wales

Regulation: PWS Regulations

Copi y gellir ei argraffu: Reg-16_Welsh.pdf (dwi.gov.uk).

Cynnal cofnodion

Mae Rheoliad 16 yn ei gwneud yn ofynnol i bob awdurdod lleol lunio a chadw cofnod o gyflenwadau dŵr preifat yn ei ardal ac yn unol ag Atodlen 5 i’r Rheoliadau. Er mwyn cael gwybodaeth am gyflenwadau dŵr preifat yn eu hardal, dylai awdurdodau lleol sicrhau y caiff unrhyw gyflenwadau newydd yn eu hardal eu cofrestru gyda hwy gan berchennog y cyflenwad neu unrhyw berson perthnasol arall. Mae’n ofynnol i awdurdodau lleol gyflawni eu dyletswyddau cyn gynted ag y bo’n ymarferol os byddant yn dod yn ymwybodol o gyflenwad newydd. Felly, gellir cyflwyno Hysbysiad o dan Adran 85 o Ddeddf y Diwydiant Dŵr 1991 i unrhyw berson perthnasol sy’n methu â chofrestru gyda’r awdurdod lleol gyflenwad preifat newydd y mae’r awdurdod lleol wedi dod yn ymwybodol ohono, yn mynnu ei fod yn darparu gwybodaeth er mwyn galluogi’r awdurdod lleol i gyflawni’r holl ddyletswydd ac arfer yr holl bwerau mewn perthynas â chyflenwadau dŵr preifat. Mae methu â chydymffurfio â’r cyfryw Hysbysiad yn drosedd y gellir ei chosbi, yn dilyn collfarn ddiannod, â dirwy. Mae’r wybodaeth y mae’n rhaid i awdurdod lleol ei ddal am bob cyflenwad wedi’i rhestru yn Atodlen 5 i’r rheoliadau fel a ganlyn:

• enw’r cyflenwad, ynghyd â dynodydd unigryw;
• y math o ffynhonnell. Ceir tri chategori o ffynonellau: (1) dyfroedd wyneb (afonydd, nentydd, llynnoedd, cronfeydd dŵr); (2) dyfroedd daear (ffrydiau, ffynhonnau, tyllau turio) nad yw dyfroedd wyneb yn dylanwadu arnynt; (3) ffynonellau cymysg, sef dyfroedd daear y mae dŵr wyneb yn dylanwadu arnynt. (Ar gyfer dŵr daear dylid cofnodi’r strata daearegol);
• y lleoliad daearyddol gan ddefnyddio cyfeirnod grid – golyga hyn cyfeirnod grid 12 ffigur yr arolwg ordnans (Dwyreiniad a Gogleddiad) ar gyfer lleoliad y ffynhonnell, mor agos â phosibl i’w lleoliad hysbys (am ei bod yn bosibl nad yw union leoliad y ffynhonnell yn amlwg);
• amcangyfrif o nifer y bobl a wasanaethir gan y cyflenwad;
• amcangyfrif o faint o ddŵr a gyflenwir bob dydd, ar gyfartaledd, mewn metrau ciwbig (gan ddefnyddio 0.2m³/y dydd y pen, sy’n cyfateb i 200 litr y pen y dydd);
• y math o safleoedd a gyflenwir (er enghraifft, anheddau domestig preifat, gwestai, llety gwely a brecwast, ysgolion, colegau, ysbytai, llyfrgelloedd cyhoeddus, menter cynhyrchu bwyd ac ati);
• manylion unrhyw broses drin, ynghyd â’i lleoliad (mae enghreifftiau o brosesau trin yn cynnwys siambrau casglu, cyfuno, ceulo a gronynnu, gloywi, setlo, gwaddodi, awyru ac ocsideiddio, hidlo, cyfnewid ionau, crwyn, diheintio);
• manylion y bwrdd iechyd lleol y mae’r cyflenwad wedi’i leoli yn ei ardal (cyfeiriad, ffôn, e-bost ac enw cyswllt).

Mae’n rhaid i’r awdurdod lleol adolygu a diweddaru’r cofnod cychwynnol hwnnw o leiaf unwaith y flwyddyn, yn ymarferol drwy’r ffurflen ddata flynyddol i’r Arolygiaeth Dŵr Yfed. Dylai hefyd wneud hynny cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar ôl unrhyw newid sylweddol mewn amgylchiadau (er enghraifft gosod proses drin newydd). Ar gyfer cyflenwadau i anheddau unigol a chyflenwadau o 10m³/y dydd neu lai nad ydynt yn rhan o weithgaredd masnachol na chyhoeddus, mae’n rhaid i awdurdodau lleol ddiweddaru’r cofnodion pan fyddant yn ymwybodol o unrhyw newidiadau (megis asesiad risg newydd neu ganlyniad gwaith monitro neu wybodaeth arall am y cyflenwad). Gellir casglu’r wybodaeth hon drwy gynnal ymweliad cyffredinol â’r cyflenwadau (nad yw’n ymwneud â chyflenwad dŵr) neu ymarfer desg, e.e. gan ddefnyddio holiaduron, ac ati. Rhaid cadw’r cofnod hwn am o leiaf 30 o flynyddoedd.

Mae Atodlen 4 yn nodi ei bod hefyd yn ofynnol i’r awdurdod lleol gynnwys y canlynol yn y cofnod ar gyfer pob cyflenwad dŵr preifat o fewn 28 diwrnod i’r dyddiad roedd y wybodaeth ar gael:

• cynllun a disgrifiad o’r cyflenwad – mae’r cynllun sgematig hwn yn rhan o’r asesiad risg a dylai ddangos/disgrifio’r ffynhonnell, y driniaeth a’r rhwydwaith dosbarthu (gan gynnwys siambrau archwilio neu danciau storio). Bydd angen i’r awdurdod lleol gysylltu â pherchennog neu weithredwr y cyflenwad er mwyn cael y wybodaeth hon, os na fydd wedi’i darparu eisoes;
• y rhaglen fonitro ar gyfer y cynllun – (nifer y samplau y bwriadwyd iddynt gael eu cymryd yn ystod y flwyddyn, nifer y samplau a gymerwyd yn ystod y flwyddyn a ph’un a gaewyd y cyflenwad/neu nad oedd yn weithredol mwyach neu a sicrhawyd cyflenwad newydd yn ystod y flwyddyn);
• yr asesiad risg
• dyddiad, canlyniadau a lleoliad unrhyw waith samplu a dadansoddi a oedd yn ymwneud â’r cyflenwad hwnnw a’r rheswm dros gymryd y sampl (sampl gydymffurfiaeth wedi’i rhaglennu reolaidd (nodi a yw’r sampl yn sampl o waith monitro archwilio neu waith monitro gwirio), o ganlyniad i’r asesiad risg, ymchwiliad i fethiant, cais gan y perchennog/deiliad, cwyn neu ddigwyddiad gweithredol);
• canlyniadau unrhyw ymchwiliad (i fethiant i gydymffurfio â safon neu werth paramedr dangosol) a gynhaliwyd yn unol â’r Rheoliadau; p’un a nodwyd bod y cyflenwad yn berygl posibl i iechyd pobl ai peidio, a ph’un a oes cynllun gweithredu anffurfiol neu ffurfiol. Gallai hyn gwmpasu gwelliannau i’r ffynhonnell (megis ffensys, ffosydd dargyfeirio), gwaith gwella ar siambrau casglu, tanciau storio neu siambrau archwilio, y rhwydwaith dosbarthu (megis pibellwaith neu falfiau), a/neu unrhyw brosesau trin (naill ai ar y cyflenwad neu mewn eiddo unigol);
• unrhyw Hysbysiad a gyflwynwyd o dan Adran 80 o Ddeddf 1991 (neu Reoliad 20) – manylion cryno’r camau sy’n ofynnol yn ôl yr Hysbysiad a ph’un a gydymffurfiwyd â’r Hysbysiad erbyn y dyddiad a nodwyd yn yr Hysbysiad;
• unrhyw gamau y cytunwyd y byddent yn cael eu cymryd gan unrhyw berson o dan y Rheoliadau (p’un a gytunwyd arnynt yn anffurfiol neu drwy gyflwyno Hysbysiad);
• unrhyw gais gan yr awdurdod lleol i wneud gwaith samplu a dadansoddi, cynnal asesiad risg neu roi cyngor (y rheswm dros y cais – megis cwyn, cais gan ddarpar brynwr tŷ, cwyn gan denant);
• crynodeb o unrhyw gyngor a roddwyd mewn perthynas â’r cyflenwad (ac i bwy y rhoddwyd y cyngor).
• crynodeb o’r rhesymau dros benderfyniad i gwtogi ar y gwaith monitro ar gyfer paramedr penodol neu eithrio paramedr penodol yn gyfan gwbl rhag cael ei fonitro o dan Ran 4 o Atodlen 2 i Reoliad 11(8A). (am ragor o fanylion gweler y Nodyn gwybodaeth ar gyfer Rheoliad 7)

Mae Atodlen 5 i Reoliadau 2017 hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i grynodeb o unrhyw asesiad risg gael ei gofnodi. Felly, dylai awdurdodau lleol anfon copi o’r daflen grynhoi, a geir o’r adnodd asesu risg, i’r Arolygiaeth unwaith y bydd wedi’i chwblhau, ar gyfer pob un o’i gyflenwadau y mae wedi asesu bod risg uchel neu uchel iawn yn gysylltiedig â hwy.

Mae’r rhaid i awdurdodau lleol hefyd gofnodi sgôr risg pob asesiad risg y mae wedi’i gynnal ar gyfer y flwyddyn galendr ofynnol fel rhan o’i ffurflen ddata flynyddol i’r Arolygiaeth. Dylai’r sgôr hon adlewyrchu’r risg ar adeg cyflwyno’r ffurflen flynyddol, nid yr adeg pan gynhaliwyd yr asesiad risg. Felly, mewn rhai achosion, mae’n ddigon posibl bod cyflenwadau yr aseswyd bod risg uchel yn gysylltiedig â hwy pan gawsant eu harchwilio yn gyflenwadau risg ganolig neu risg isel erbyn y dyddiad y disgwylir i’r ffurflen ddata gael ei dychwelyd (ar ddiwedd mis Ionawr bob blwyddyn) ar ôl i’r camau lliniaru a nodwyd gan yr asesiad risg gan eu cwblhau, fel y dilyswyd hynny gan yr awdurdod lleol.

Mae’n rhaid i’r awdurdod lleol gadw’r wybodaeth yn y cofnod sy’n ymwneud â’r asesiadau a’r gwaith samplu a dadansoddi am o leiaf 30 o flynyddoedd ac mae’n rhaid iddo gadw gwybodaeth arall am o leiaf bum mlynedd.

O dan Reoliadau Cyflenwadau Dŵr Preifat (Cymru) 2017, mae gan awdurdodau lleol ddyletswydd statudol i ddarparu gwybodaeth benodol sy’n ymwneud â chyflenwadau dŵr preifat i Weinidogion Cymru. Mae’r Arolygiaeth Dŵr Yfed yn coladu ac yn cyhoeddi’r wybodaeth hon ar ran Gweinidogion Cymru. Nid yw’r wybodaeth a gedwir gan yr awdurdod lleol a’r Arolygiaeth Dŵr Yfed yn gyfystyr â chofrestr gyhoeddus.

Mae’r wybodaeth hon yn cael ei darparu ar ffurf adroddiad blynyddol a elwir yn gyffredin yn ‘ffurflen ddata’. Cyhoeddir y gofynion o ran cyflwyno adroddiadau fel llythyr gwybodaeth blynyddol sy’n nodi’r cofnodion a’r wybodaeth y mae’n ofynnol i awdurdodau lleol eu cadw a’u hanfon ar ffurf gweithlyfr Excel. Caiff crynodeb o’r wybodaeth hon ei lunio bob blwyddyn gan yr Arolygiaeth Dŵr Yfed.

Hysbysiad o wybodaeth

Y Rheoliad hwn yw’r sail statudol i’r gofyniad i bob awdurdod lleol anfon adroddiad blynyddol i’r Arolygiaeth erbyn 31 Ionawr bob blwyddyn, ar statws a chofnodion pob cyflenwad dŵr preifat yn ystod y flwyddyn flaenorol (cofnodion 2018 a gyflwynir erbyn 31 Ionawr 2019 er enghraifft).

Pan ofynnir iddo wneud hynny, mae’n rhaid i bob awdurdod lleol anfon copi o’r cofnodion sy’n ofynnol o dan Reoliad 16 at Weinidogion Cymru.

Fersiwn 1 o Reoliadau Cymru – Ionawr 2018